Definicja i rola faktury proforma w obrocie gospodarczym
Wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie, co to znaczy proforma. Faktura proforma to tymczasowy dokument handlowy. Nie jest on dokumentem księgowym, nie generuje skutków podatkowych. Jego nazwa pochodzi z łaciny, "pro forma" oznacza "dla pozoru", "tymczasowo". Służy głównie do przedstawienia oferty sprzedaży lub świadczenia usługi. Przedsiębiorca wystawia proformę, aby zapowiedzieć przyszłą transakcję. Na przykład, firma IT może wysłać proformę przed realizacją dużego projektu. Producent maszyn może użyć jej do zaprezentowania warunków sprzedaży. Dokument informuje klienta o szczegółach oferty. Jasno przedstawia cenę oraz zakres usług. Główne cele roli proformy to przedstawienie oferty handlowej. Dokument może również zapowiadać właściwą fakturę VAT. Służy jako wezwanie do zapłaty zaliczki lub całej kwoty. Proforma to także narzędzie do rezerwacji towaru. W dużych transakcjach zagranicznych proforma potwierdza warunki umowy. Przedpłata za kurs językowy to kolejny przykład jej zastosowania. Poprawna forma to "pro forma" (osobno), choć często używa się "proforma" (razem). Faktura proforma-stanowi-ofertę. Jest to więc narzędzie elastyczne. Pozwala na wstępne ustalenie warunków transakcji. Oferuje przejrzystość na wczesnym etapie współpracy. Wystawienie proformy nie rodzi obowiązku podatkowego. Nie jest ona również podstawą do ujęcia w księgach rachunkowych. Dlatego charakter informacyjny faktury proforma jest tak ważny. Dokument nie wpływa na rozliczenia VAT. Przedsiębiorca nie odprowadza VAT po jej wystawieniu. Nabywca nie może odliczyć VAT z proformy. Nie wpływa ona na podatek dochodowy (PIT). Dokument-nie generuje-podatku. Przedsiębiorca-wystawia-proformę w celach informacyjnych. Proforma jedynie zapowiada przyszłą operację gospodarczą. Nie jest jednak dowodem jej faktycznego zaistnienia. Kluczowe zastosowania faktury proforma:- Przedstawia szczegółową ofertę handlową proforma.
- Służy jako wezwanie do uregulowania przedpłaty lub zaliczki.
- Informuje o planowanych kosztach transakcji.
- Umożliwia rezerwację produktów lub usług.
- Stanowi zapowiedź właściwej faktury VAT.
Czy faktura proforma musi być podpisana?
Faktura proforma nie wymaga podpisu. Jest to dokument informacyjny. Jej akceptacja, na przykład poprzez zapłatę, staje się wiążąca. Wystawienie proformy nie rodzi zobowiązań prawnych. Podpisanie proformy przez klienta jest równoznaczne z akceptacją oferty. Wtedy powstaje wiążące zobowiązanie do zapłaty.
Czy można wystawić fakturę proforma po otrzymaniu zapłaty?
Nie, nie można wystawić faktury proforma po otrzymaniu zapłaty. Faktura proforma jest ofertą. Wystawia się ją przed uregulowaniem należności. Po otrzymaniu środków należy wystawić fakturę zaliczkową lub fakturę VAT. Wystawienie proformy po zapłacie jest niezgodne z jej przeznaczeniem. Brak zapłaty faktury proforma oznacza odrzucenie oferty i nie rodzi zobowiązań.
Czy 'proforma' pisze się razem czy osobno?
Poprawna pisownia to 'pro forma' (osobno). Pochodzi z łaciny i oznacza 'dla formy', 'tymczasowo'. W praktyce jednak często spotyka się zapis 'proforma' (razem). Jest on powszechnie akceptowany w obiegu gospodarczym. Ważne jest, aby konsekwentnie stosować wybraną formę w dokumentacji firmy. Ministerstwo Finansów w komunikacie z dnia 2 kwietnia 2013 podało informacje dotyczące nie uznawania faktur pro forma za dokument księgowy.
- Wystawiaj faktury proforma, aby jasno przedstawić warunki transakcji.
- Upewnij się, że dokument jest wyraźnie oznaczony jako 'PRO FORMA'.
Różnice między fakturą proforma a fakturą VAT: Skutki prawne i podatkowe
Zrozumienie różnic między fakturą proforma a fakturą VAT jest fundamentalne. Faktura VAT stanowi dokument księgowy. Jest dowodem sprzedaży lub świadczenia usługi. Faktura proforma nie ma takiego statusu. Nie może być ujęta w księgach rachunkowych. Nie jest również dowodem zakupu. Dlatego płatność nie może być "ujęto z proformy". Oznacza to, że proforma nie wpływa na ewidencję księgową. Na przykład, nie można zaksięgować kosztów na podstawie proformy. Nie może też stanowić podstawy do sporządzenia sprawozdań finansowych. Faktura VAT jest natomiast wiążącą formą zawarcia umowy. Wystawienie faktury proforma nie generuje żadnych konsekwencji podatkowych. Nie wywołuje obowiązku podatkowego w VAT ani w PIT. Sprzedawca nie odprowadza podatku VAT na jej podstawie. Nabywca nie może z niej odliczyć VAT. Skutki podatkowe proformy są zatem zerowe. Kontrastuje to z fakturą VAT. Ta obliguje sprzedawcę do zapłaty podatku. Powoduje również obowiązek ujęcia transakcji w deklaracji VAT. Na przykład, proforma nie wpływa na KPiR. Nie ma też żadnego związku z deklaracją VAT. Nie daje możliwości odliczenia podatku naliczonego. Sama faktura proforma nie zobowiązuje do zapłaty. Jest jedynie zapowiedzią transakcji. Dopiero jej akceptacja, często poprzez uregulowanie należności, tworzy wiążącą umowę. Wtedy sprzedawca musi wystawić fakturę VAT. Obowiązek podatkowy proforma (w kontekście jego braku) jest kluczowy. Odrzucenie oferty oznacza brak konsekwencji. Nie ma też obowiązku wystawienia faktury VAT. W przypadku zawarcia umowy, faktura VAT musi zostać wystawiona. Wystawienie faktury proforma nie zwalnia z obowiązku wystawienia faktury VAT po otrzymaniu zapłaty.| Cecha | Faktura Proforma | Faktura VAT |
|---|---|---|
| Status księgowy | Informacyjny, nie jest dokumentem księgowym | Dokument księgowy, dowód sprzedaży |
| Obowiązek podatkowy VAT | Nie wywołuje | Wywołuje |
| Podstawa do odliczeń VAT | Nie stanowi | Stanowi |
| Zobowiązanie do zapłaty | Nie zobowiązuje (tylko oferta) | Zobowiązuje (po akceptacji) |
| Wystawienie po otrzymaniu zapłaty | Nie można wystawić | Jest wystawiana |
| Oznaczenie dokumentu | "PRO FORMA" | "FAKTURA" (lub bez oznaczenia) |
Czy mogę odliczyć VAT od faktury proforma?
Nie, nie możesz odliczyć VAT od faktury proforma. Faktura proforma nie jest dokumentem księgowym. Nie wywołuje skutków podatkowych. Prawo do odliczenia VAT przysługuje wyłącznie na podstawie właściwej faktury VAT. Faktura proforma nie daje takiego prawa. Sprzedawca nie odlicza VAT od faktury proforma ani nie uwzględnia jej jako kosztu.
Czy faktura proforma jest dowodem zakupu?
Nie, faktura proforma nie jest dowodem zakupu. Służy jedynie jako oferta. Dowodem zakupu jest właściwa faktura VAT. Faktura proforma nie może być rozliczana w księgach rachunkowych. Nie dokumentuje zdarzenia gospodarczego. Po otrzymaniu płatności należy wystawić fakturę VAT. Tylko ona jest uznawana za dowód zakupu. Złożenie podpisu na fakturze proforma jest traktowane jako zawarcie umowy.
Co to znaczy, że coś nie jest 'ujęto z proformy'?
Oznacza to, że faktura proforma nie jest wprowadzana do ksiąg rachunkowych. Nie jest traktowana jako zdarzenie gospodarcze. Nie ma wpływu na podatki ani ewidencję. Proforma ma charakter informacyjny. Płatność, która przychodzi na podstawie proformy, jest dokumentowana fakturą VAT. Ta faktura VAT jest następnie księgowana. Ministerstwo Finansów w komunikacie z dnia 2 kwietnia 2013 podało informacje dotyczące nie uznawania faktur pro forma za dokument księgowy.
Wystawianie i obsługa faktury proforma: Praktyczne aspekty i procedury
Faktura proforma powinna być czytelna i użyteczna. Zawiera podobne elementy jak faktura VAT. Kluczowe dane do proformy to: data wystawienia, unikalny numer proformy, dane sprzedawcy i nabywcy, opis towaru/usługi oraz kwota do zapłaty. Ważne jest wyraźne oznaczenie "PRO FORMA" w tytule. Możesz stosować własną numerację, na przykład "PROFORMA 1/2024". Termin płatności, np. 7 dni, powinien być jasno określony. Waluta transakcji także musi być wskazana. Dane firmy i kontrahenta można pobrać z GUS po wpisaniu NIP. Proformę wystawia się przed otrzymaniem zapłaty. Może to być zaliczka lub pełna kwota. Jak wystawić fakturę proforma efektywnie? Warto wykorzystać programy do fakturowania. Na przykład afaktury.pl czy Fakturownia. Pozwala to na automatyzację procesu. Korzyści z użycia proformy to przejrzystość oferty. Jest też zabezpieczenie interesów w razie braku płatności. Daje możliwość negocjacji warunków. Umożliwia przedstawienie kosztów transakcji. Elektronika przyspiesza wysyłkę. Wiele firm korzysta z systemów ERP. E-faktury ułatwiają obieg dokumentów. Po opłaceniu faktury proforma należy wystawić fakturę VAT. To właśnie faktura VAT jest dokumentem księgowym. Finalnie jest ona "ujęto z proformy" w tym sensie, że płatność. Płatność otrzymana na podstawie proformy jest dokumentowana fakturą VAT. Co po opłaceniu proformy? Sprzedawca musi wystawić fakturę VAT. Termin wystawienia faktury VAT po proformie to do 15. dnia kolejnego miesiąca. Wystawiony dokument proforma nie zwalnia z obowiązku wystawienia faktury. Faktura VAT dokumentuje dostawę lub usługę. Sześć kroków wystawiania faktury proforma:- Określ przedmiot transakcji i cenę.
- Zbierz kompletne dane do proformy.
- Wybierz odpowiedni wzór faktury proforma z programu.
- Wprowadź wszystkie dane do systemu fakturowego.
- Oznacz dokument jako "PRO FORMA" i nadaj numer.
- Wyślij proformę do klienta, oczekując akceptacji.
Czy fakturę proforma trzeba archiwizować?
Warto archiwizować faktury proforma. Przechowuj je aż do wystawienia faktury VAT. Służą jako dowód przedstawienia oferty. Mogą być pomocne w przypadku sporów. Ułatwiają też śledzenie historii transakcji. Zachowanie porządku w dokumentacji jest zawsze dobrą praktyką. Po wystawieniu faktury VAT, proforma traci swój główny walor.
Co się stanie, jeśli nie zapłacę proformy?
Jeśli nie zapłacisz proformy, oferta wygasa. Nie rodzi to konsekwencji prawnych. Nie ma obowiązku zapłaty. Może to jednak negatywnie wpłynąć na relacje biznesowe. Brak zapłaty oznacza odrzucenie oferty. Nie ma wtedy zobowiązań dla żadnej ze stron. Sprzedawca nie musi wystawiać faktury VAT. Brak zapłaty faktury proforma oznacza odrzucenie oferty i nie rodzi zobowiązań.
Czy proforma może stanowić umowę?
Nie bezpośrednio, ale jej akceptacja tworzy wiążącą umowę sprzedaży. Akceptacja następuje często poprzez zapłatę. Wtedy proforma staje się podstawą do zawarcia umowy. Faktura proforma jest traktowana jak umowa sprzedaży. Dzieje się tak w świetle Kodeksu cywilnego z 1964 r. Podpisanie faktury proforma przez klienta jest równoznaczne z akceptacją oferty. Wtedy powstaje wiążące zobowiązanie do zapłaty.
Czy faktura proforma może być wystawiona w KSeF?
Nie, Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest przeznaczony wyłącznie do wystawiania faktur VAT. Faktura proforma, ze względu na swój informacyjny charakter i brak statusu dokumentu księgowego, nie może być przesyłana przez KSeF. System KSeF służy do ustandaryzowanej wymiany faktur VAT. Proforma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. Wystawianie pro form nie jest przewidziane w KSeF.
Jakie dane do proformy są kluczowe?
Kluczowe dane do proformy to: data wystawienia, unikalny numer (z oznaczeniem 'PRO FORMA'), dane sprzedawcy i nabywcy (nazwa firmy, adres, NIP), nazwa towaru/usługi, ilość, cena jednostkowa, stawka VAT (informacyjnie), kwota netto i brutto, waluta oraz termin i forma płatności. Te informacje zapewniają pełną przejrzystość oferty. Faktura pro forma zawiera elementy jak zwykła faktura VAT, z wyjątkiem tytułu. Programy do fakturowania ułatwiają wprowadzenie tych danych. Dane firmy i kontrahenta można pobrać z GUS po wpisaniu NIP.
- Korzystaj z programów do fakturowania, aby usprawnić proces wystawiania proform.
- Upewnij się, że Twoi kontrahenci rozumieją charakter faktury proforma.
