Czy okulary można wrzucić w koszty firmy? Kompleksowy przewodnik 2024/2025

Przedsiębiorca a kwalifikacja okularów korekcyjnych w kosztach firmy

Ta sekcja szczegółowo analizuje, dlaczego okulary korekcyjne w kosztach firmy, a także zakup okularów na firmę przez samego przedsiębiorcę, są zazwyczaj uznawane za wydatek o charakterze osobistym i nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu. Przedstawiamy definicję kosztów uzyskania przychodu w kontekście jednoosobowej działalności gospodarczej oraz przykłady interpretacji indywidualnych Dyrektora KIS, które ugruntowały to stanowisko. Kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów. Mogą one również służyć zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów. Taka definicja kosztów uzyskania przychodu znajduje się w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, dokładnie w art. 22 ust. 1. Wydatek musi mieć zatem związek przyczynowo-skutkowy z prowadzoną działalnością gospodarczą. Musi on służyć generowaniu przychodów lub ochronie ich źródła. Wydatek musi być prawidłowo udokumentowany. Musi być również definitywny i właściwie poniesiony. Na przykład, zakup laptopa dla programisty jest kosztem uzyskania przychodu. Laptop jest narzędziem niezbędnym do wykonywania pracy. Jego wydatek bezpośrednio wpływa na osiąganie przychodów. Organy podatkowe konsekwentnie uznają zakup okularów za wydatek osobisty. Jest on uwarunkowany stanem zdrowia przedsiębiorcy. Z tego powodu okulary korekcyjne w kosztach firmy nie mogą być zakwalifikowane. Ich głównym celem jest korekcja wady wzroku. Służą one ochronie zdrowia. Nie są bezpośrednio związane z generowaniem przychodu. Interpretacje indywidualne z 2024 i 2023 r. potwierdzają to stanowisko. Przedsiębiorca korzysta z okularów dla własnego komfortu. Okulary chronią wzrok przed pogorszeniem. Fiskus klasyfikuje je jako wydatek osobisty. Wydatek na okulary korekcyjne nie może być zakwalifikowany. Jest on uwarunkowany stanem zdrowia i stanowi wydatek osobisty. Jak wskazuje Dyrektor KIS, „Wydatki uwarunkowane stanem zdrowia osoby prowadzącej działalność gospodarczą należą do wydatków o charakterze osobistym i nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.” Brak możliwości zaliczenia wydatku na okulary do kosztów uzyskania przychodu ma konsekwencje. Oznacza również brak możliwości odliczenia podatku VAT. Dotyczy to sytuacji, gdy zakup okularów na firmę ma charakter osobisty. Nie można odliczyć VAT przy zakupie okularów. Wyjątkiem są okulary BHP lub specjalistyczne okulary ochronne. Takie okulary są niezbędne do wykonywania pracy. Muszą spełniać normy bezpieczeństwa. Przykładem jest optyk wystawiający fakturę za okulary korekcyjne. Przedsiębiorca nie odlicza od niej podatku VAT. Fiskus nie pozwala na odliczanie VAT od kosztów zakupu okularów korekcyjnych. Jest tak, jeśli nie są to okulary BHP. Oto 5 kluczowych powodów, dla których okulary korekcyjne nie są kosztem dla przedsiębiorcy:

• Brak bezpośredniego związku z generowaniem przychodu.
• Charakter wydatku osobistego, uwarunkowanego stanem zdrowia.
• Korekcja wady wzroku, niezależnie od pracy.
• Brak możliwości odliczenia VAT przy zakupie okularów na firmę.
• Jednolite stanowisko organów podatkowych.

Poniższa tabela przedstawia przykłady interpretacji indywidualnych Dyrektora KIS:

Zawód	Stanowisko KIS	Sygnatura/Data
Programista	Nie może rozliczyć	IPTPB1/415-278/12-2/AG z 17.07.2012
Radca prawny	Nie może rozliczyć	0113-KDIPT2-1.4011.574.2020.2.MGR z 24.09.2020
Lekarz	Nie może rozliczyć	ITPB1/415-790/08/AK z 10.02.2009
Przedsiębiorca ogólnie	Wydatek osobisty	0113-KDIPT2-1.4011.476.2023.1.KD z 29.08.2023

Mimo zmienności dat interpretacji, stanowisko Dyrektora KIS w kwestii zaliczania okularów korekcyjnych do kosztów uzyskania przychodu jest konsekwentnie jednolite. Organy podatkowe utrzymują, że wydatki te mają charakter osobisty. Związane są z ochroną zdrowia przedsiębiorcy. Nie ma tu bezpośredniego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Obowiązki pracodawcy: refundacja okularów i soczewek dla pracowników

Ta część artykułu skupia się na odmiennej sytuacji. W niej zakup okularów na firmę jest nie tylko możliwy, ale często obowiązkowy. Omówimy warunki i zasady refundacji. Pracodawca jest zobowiązany do finansowania lub refundowania kosztów zakupu okularów korekcyjnych lub soczewek kontaktowych dla swoich pracowników. Odbywa się to zgodnie z przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP). Przedstawimy również, jak te wydatki wpływają na koszty pracodawcy i opodatkowanie pracownika. Pracodawca jest zobowiązany kupić okulary pracownikowi przy monitorze. Musi pokryć ich koszt w całości lub części. Podstawą prawną jest Kodeks pracy oraz Rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Refundacja okularów przez pracodawcę przysługuje, gdy pracownik spełnia trzy kluczowe warunki. Po pierwsze, spędza co najmniej 4 godziny dziennie przed monitorem. Po drugie, potrzebuje okularów. Potwierdza to zaświadczenie lekarskie. Po trzecie, badanie odbywa się w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej. Obowiązek refundacji okularów istnieje od 1998 roku. Od listopada 2023 roku rozszerzono go na soczewki kontaktowe. Pracodawca jest zobowiązany kupić okulary pracownikowi. Faktura za zakup okularów powinna być wystawiona na pracownika. Następnie pracodawca dokonuje zwrotu poniesionych kosztów. Jest to niezbędne do prawidłowej dokumentacji. Zakup okularów na firmę dla pracownika musi być właściwie udokumentowany. Faktura powinna zawierać imię i nazwisko pracownika. Musi tam być również jego adres. Należy opisać zakupione okulary. Wskazać trzeba kwotę, datę oraz numer faktury. Pracodawca refunduje koszty pracownikowi. Faktura dokumentuje zakup okularów. Lekarz wydaje zaświadczenie o potrzebie ich stosowania. Dla pracownika refundacja jest przychodem ze stosunku pracy. Jest on zwolniony z opodatkowania. Mówi o tym art. 21 ust. 1 pkt 11 i 11a ustawy o PIT. Dzieje się tak pod warunkiem spełnienia określonych warunków. Dla pracodawcy wydatki na okulary są kosztem uzyskania przychodu. Wynika to z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Refundacja na okulary może być ograniczona. Pracodawca ustala górną kwotę zwrotu. Kwota ta nie może być niższa niż koszt robocizny i podstawowych oprawek. Oto 6 kroków procedury refundacji okularów dla pracownika:

1. Skieruj pracownika na badania okulistyczne.
2. Uzyskaj zaświadczenie lekarskie o potrzebie okularów.
3. Poinformuj pracownika o zasadach refundacji.
4. Pracownik kupuje okulary lub soczewki kontaktowe dla pracownika.
5. Pracownik przedstawia fakturę wystawioną na siebie.
6. Pracodawca zwraca pracownikowi poniesione koszty.

Wykres przedstawia kluczowe daty związane z ewolucją refundacji okularów i soczewek dla pracowników.

Rodzaje i koszty optyczne: od korekcyjnych po ochronne w kontekście firmowym

Ta sekcja zagłębia się w różnorodność dostępnych rozwiązań optycznych. Wyjaśnia, jak konkretny typ okularów na firmę wpływa na możliwość ich zaliczenia do kosztów. Dotyczy to standardowych korekcyjnych, przez te z filtrem światła niebieskiego, po specjalistyczne okulary ochronne. Przedstawimy również czynniki wpływające na ceny soczewek i oprawek. Wskażemy wyjątki, takie jak ulga rehabilitacyjna. Umożliwiają one odliczenie wydatków na zdrowie w specyficznych okolicznościach. Zarówno standardowe okulary korekcyjne, jak i te z filtrem blue light, są zazwyczaj traktowane jako wydatki osobiste. Nie kwalifikują się do kosztów uzyskania przychodu. Okulary blokujące niebieskie światło w kosztach również nie kwalifikują się. Ich głównym celem jest ochrona zdrowia przedsiębiorcy. Nie mają one bezpośredniego wpływu na generowanie przychodu. Okulary z filtrem redukują zmęczenie wzroku. Wydatki osobiste obejmują ochronę zdrowia. Organy podatkowe konsekwentnie odmawiają zaliczania ich do kosztów firmowych. Soczewki kontaktowe są traktowane podobnie do okularów korekcyjnych. Zazwyczaj stanowią wydatek osobisty. Soczewki kontaktowe jako koszt nie mogą być zaliczone. Wyjątkiem są soczewki ochronne wymagane przez przepisy BHP. Okulary ochronne BHP mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. Dotyczy to okularów nietłukących się. Są one używane w specyficznych warunkach pracy. Na przykład, spawacz lub pracownik budowy potrzebuje specjalistycznych okularów ochronnych. Zakup soczewek i okularów ochronnych BHP może stanowić koszt podatkowy. Muszą być one używane wyłącznie w pracy. Muszą też spełniać normy bezpieczeństwa. Dla osób z niepełnosprawnością zakup okularów korekcyjnych może być uwzględniony w kosztach. Dzieje się tak w ramach ulgi rehabilitacyjnej. Ulga rehabilitacyjna jest wyjątkiem od ogólnej zasady. Ulga rehabilitacyjna okulary obejmuje, jeśli są one niezbędne w rehabilitacji. Ulgi podatkowe obejmują ulgę rehabilitacyjną. Osoba niepełnosprawna może odliczyć wydatki na zakup okularów. Musi posiadać odpowiednie orzeczenie. Oto 5 czynników wpływających na cenę okularów i soczewek:

• Moc korekcji i złożoność wady wzroku.
• Rodzaj soczewek (np. soczewki indeksowe, asferyczne, progresywne).
• Zastosowane powłoki uszlachetniające (np. powłoki antyrefleksyjne, filtr blue).
• Marka i jakość oprawek oraz soczewek (np. HOYA, ZEISS).
• Cena okularów korekcyjnych zależy też od stopnia zaawansowania technologii.

Poniższa tabela porównuje orientacyjne koszty różnych typów soczewek:

Typ soczewki	Orientacyjny koszt (para)	Cechy/Uwagi
Podstawowe	od 60 zł	Najprostsze, bez uszlachetnień.
Z antyrefleksem do komputera	od 281 do 362 zł/szt.	Redukują odblaski, poprawiają komfort pracy.
Pocieniane	od 230 do 2640 zł	Dla wyższych mocy, estetyczniejsze i lżejsze.
Progresywne	od 2022 zł	Do widzenia na wszystkie odległości, bez widocznej linii.

Ceny soczewek i oprawek są bardzo zmienne. Zależą od producenta (np. HOYA, ZEISS) oraz wybranego optyka. Skonsultuj swój wybór z optykiem. Zapewni to optymalne dopasowanie do Twoich potrzeb wzrokowych.