ZUS ZCNA: Podstawy i zasady zgłaszania członków rodziny
Zastanawiasz się, zcna co to jest? To urzędowy formularz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Służy do zgłaszania, wyrejestrowywania oraz korygowania danych członków rodziny dla celów ubezpieczenia zdrowotnego. Każdy ubezpieczony musi zgłosić członków rodziny, jeśli spełniają określone warunki. Dotyczy to osób, które nie posiadają własnego tytułu do ubezpieczenia. Formularz ZUS ZCNA jest niezbędny dla zapewnienia ciągłości świadczeń zdrowotnych. Jest on kluczowy dla dostępu do Narodowego Funduszu Zdrowia. Wypełniasz go, gdy zgłaszasz nowo narodzone dziecko. Składasz go również, gdy zgłaszasz niepracującego małżonka. Dlatego poprawne wypełnienie tego wniosku zus zcna jest tak ważne. Zapewnia on ochronę zdrowotną twoim bliskim. Bez niego mogą pojawić się problemy z leczeniem. Pamiętaj o tym obowiązku, aby uniknąć komplikacji.
Kogo obejmuje zgłoszenie członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego? Można zgłosić dzieci własne, małżonka, dzieci przysposobione. Wnuki również kwalifikują się do ubezpieczenia. Dotyczy to także dzieci obcych w ramach rodziny zastępczej. Warunki są jasno określone. Dzieci mogą być zgłoszone do 18 lat. Jeśli kontynuują naukę, limit wieku to 26 lat. Osoby z orzeczeniem o znacznym stopniu niepełnosprawności mogą być zgłoszone bez ograniczeń wiekowych. Kluczowym warunkiem jest brak innego tytułu do ubezpieczenia. Oznacza to, że członek rodziny nie może być zatrudniony. Nie może też prowadzić działalności gospodarczej. Nie może pobierać renty czy emerytury. Nie może być zarejestrowany jako bezrobotny z prawem do zasiłku. Dziecko może być zgłoszone do 26. roku życia, jeśli kontynuuje naukę. Dotyczy to jednak wyłącznie sytuacji, gdy nie posiada własnego tytułu do ubezpieczenia. Na przykład student do 26 lat kwalifikuje się do zgłoszenia. Dziecko z orzeczeniem o niepełnosprawności również może być zgłoszone bez limitu wieku. Ważne jest, aby zawsze weryfikować status ubezpieczeniowy. Zapewnia to prawidłowe dopełnienie formalności.
Zasady kwalifikacji członków rodziny
- Posiadanie statusu dziecka własnego, małżonka lub przysposobionego.
- Wiek do 18 lat, lub do 26 lat w przypadku kontynuowania nauki.
- Brak innego tytułu do ubezpieczenia zdrowotnego.
- Orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności (bez limitu wieku).
- Ubezpieczony zgłasza członka rodziny w terminie.
- Przestrzeganie wszystkich zasad zgłaszania ZUS ZCNA.
Kategorie członków rodziny uprawnionych do zgłoszenia
| Kategoria | Kryteria wiekowe/statusowe | Uwagi |
|---|---|---|
| Dziecko do 18 lat | Do 18 lat | Własne, małżonka, przysposobione, wnuk, obce w rodzinie zastępczej. |
| Dziecko uczące się | Do 26 lat (kontynuacja nauki) | Status studenta lub ucznia; brak własnego ubezpieczenia. |
| Dziecko niepełnosprawne | Bez ograniczeń wieku | Orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności. |
| Małżonek | Brak ograniczeń | Pozostający we wspólnym gospodarstwie domowym; bez własnego tytułu. |
| Rodzice/Wnuki | Brak ograniczeń | Pozostający we wspólnym gospodarstwie domowym; bez własnego tytułu. |
Wszystkie zgłaszane osoby muszą spełniać kryterium braku własnego tytułu do ubezpieczenia zdrowotnego. Jest to podstawa do objęcia ich ubezpieczeniem przez ubezpieczonego. Oznacza to, że nie mogą być zatrudnione. Nie mogą prowadzić działalności gospodarczej. Nie mogą pobierać renty czy emerytury. Nie mogą też być zarejestrowane jako bezrobotne z prawem do zasiłku. To jest warunek kluczowy.
Czy muszę zgłaszać członków rodziny do ZUS, jeśli mają własne ubezpieczenie?
Nie, członkowie rodziny nie muszą być zgłaszani do ZUS ZCNA, jeśli posiadają własny tytuł do ubezpieczenia zdrowotnego. Przykładem jest zatrudnienie, prowadzenie działalności gospodarczej. Może to być także pobieranie zasiłku dla bezrobotnych, renty czy emerytury. Formularz ZUS ZCNA jest przeznaczony wyłącznie dla osób, które nie podlegają obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu z innego tytułu. Ich zgłoszenie byłoby zbędne.
Jakie są konsekwencje braku zgłoszenia uprawnionego członka rodziny?
Brak zgłoszenia uprawnionego członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego za pomocą ZUS ZCNA może skutkować odmową udzielenia mu bezpłatnych świadczeń zdrowotnych przez NFZ. Dodatkowo, ZUS może nałożyć grzywnę za niedopełnienie obowiązku zgłoszeniowego. Wysokość grzywny jest ustalana indywidualnie. Może ona sięgać kilku tysięcy złotych, zależnie od okoliczności. Dlatego ważne jest, aby dopełnić tego obowiązku.
Czy ZUS ZCNA wpływa na wysokość opłacanych składek?
Nie, zgłoszenie członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego za pomocą formularza ZUS ZCNA jest bezpłatne. Nie wpływa ono na wysokość składek opłacanych przez osobę ubezpieczoną. Członek rodziny korzysta ze świadczeń NFZ na podstawie składki. Ubezpieczony opłaca ją za siebie w podstawowej wysokości. Jest to forma rozszerzenia ochrony ubezpieczeniowej bez dodatkowych kosztów finansowych.
Praktyczne porady dotyczące ZUS ZCNA
- Zawsze weryfikuj aktualny status ubezpieczeniowy członka rodziny. Unikniesz w ten sposób błędów w zgłoszeniu.
- Zachowaj kopię lub potwierdzenie złożenia formularza zus druk zcna. Jest to ważne dla celów archiwizacyjnych i dowodowych.
Wymagane dokumenty do zgłoszenia ZUS ZCNA
Przygotuj następujące dokumenty:
- Dowód tożsamości członka rodziny (np. PESEL, dowód osobisty).
- Dokumenty potwierdzające pokrewieństwo (np. akt urodzenia, akt małżeństwa).
- Zaświadczenie o kontynuowaniu nauki lub statusie studenta (dla dzieci powyżej 18 lat).
- Orzeczenie o stopniu niepełnosprawności (jeśli dotyczy).
Jeśli nie złożysz tego dokumentu, mogą cię nawet ukarać grzywną. Inaczej Narodowy Fundusz Zdrowia nie zapłaci za leczenie twojego dziecka lub niepracującego małżonka. – Jakub Ceglarz
Podstawy prawne zgłaszania członków rodziny
Zasady zgłaszania członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego reguluje Ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych z dnia 27 sierpnia 2004 r. (Dz.U. 2024 poz. 146 z późn. zm.). Szczególnie ważny jest tutaj art. 66 ust. 2 tej ustawy. Przepisy te precyzują warunki. Określają również zakres uprawnień do objęcia ubezpieczeniem zdrowotnym.
Instrukcja wypełniania formularza ZUS ZCNA krok po kroku
Zastanawiasz się, jak wypełnić zus zcna? Formularz ZUS ZCNA składa się z kilku kluczowych bloków. Każdy blok wymaga precyzyjnego wprowadzenia danych. Musisz zachować szczególną dokładność i staranność podczas wypełniania każdego pola. Błędy mogą opóźnić proces. Mogą też skutkować koniecznością korekty deklaracji. Wypełnianie formularzu ZUS ZCNA jest procesem systematycznym. Na przykład, nowo zatrudniony pracownik zgłaszający swoją rodzinę musi dokładnie wprowadzić wszystkie informacje. Dlatego każde pole musi być wypełnione zgodnie z instrukcją i danymi rzeczywistymi. Zapewnia to prawidłowe objęcie ubezpieczeniem.
Wypełnianie formularza zaczyna się od kluczowych bloków II i III. Blok II dotyczy danych identyfikacyjnych płatnika składek. Tutaj wpisujesz NIP, REGON oraz PESEL płatnika. Wpisujesz także nazwę skróconą, nazwisko, imię i datę urodzenia. NIP nadaje Urząd Skarbowy. REGON dostarcza Główny Urząd Statystyczny. PESEL nadaje Rządowe Centrum Informatyczne. Blok III zawiera dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej. W tym miejscu wpisujesz jej PESEL, NIP, nazwisko, imię oraz datę urodzenia. Poprawność tych danych jest fundamentalna. Płatnik powinien zweryfikować poprawność danych, korzystając z oficjalnych dokumentów. Na przykład, przedsiębiorca zgłaszający siebie i rodzinę musi upewnić się, że wszystkie numery są aktualne. Właściwe wypełnienie tych sekcji jest podstawą. Ułatwia to dalsze przetwarzanie deklaracji zus p zcna.
Blok IV i IV.B/V.B formularza ZUS ZCNA są poświęcone danym członka rodziny. Wpisujesz tam PESEL, NIP, dane dokumentu tożsamości. Podajesz nazwisko, imię oraz datę urodzenia członka. Pole 01 jest niezwykle ważne. Wpisujesz w nim '1' dla zgłoszenia. Wpisujesz '2' dla wyrejestrowania. Pytasz, zus zcna wyrejestrowanie członka rodziny jak wypełnić? Właśnie poprzez wpisanie '2' w polu 01. Kody pokrewieństwa są kluczowe. Na przykład '01' oznacza małżonka. '11' to dziecko własne, przysposobione lub małżonka. '21' to wnuk lub dziecko obce. Pole 11 dotyczy wspólnego gospodarstwa domowego. Zaznaczasz je, jeśli członek rodziny mieszka z ubezpieczonym. Pole 12 określa stopień niepełnosprawności. Adres zamieszkania członka rodziny musi być precyzyjny. Może być on inny niż ubezpieczonego. W przypadku adresów zagranicznych podaj symbol państwa i kod pocztowy.
Bloki VI i VII formularza ZUS ZCNA są przeznaczone na oświadczenia i podpisy. W Bloku VI podpis składa płatnik składek. W Bloku VII podpis składa osoba ubezpieczona. Podpisy w tych blokach muszą być złożone osobiście. Potwierdzają tym samym prawdziwość wszystkich danych w formularzu. Złożenie podpisu oznacza pełną odpowiedzialność za zgodność danych z prawdą. Podanie fałszywych informacji może skutkować konsekwencjami prawnymi. Dlatego zawsze należy dokładnie sprawdzić treść przed podpisaniem.
7 kroków wypełniania formularza ZUS ZCNA
- Pobierz aktualny druk ZUS ZCNA ze strony ZUS.
- Wypełnij dane identyfikacyjne płatnika składek w Bloku II.
- Uzupełnij dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej w Bloku III.
- Wprowadź dane członka rodziny w Bloku IV, w tym PESEL i imię.
- Wybierz odpowiedni kod pokrewieństwa dla zgłaszanego członka.
- Podaj adres zamieszkania członka rodziny, jeśli jest inny.
- Złóż podpis w blokach VI i VII, potwierdzając prawdziwość danych w formularzu zus zcna.
Przykładowe kody pokrewieństwa
| Kod | Opis |
|---|---|
| 01 | Małżonek |
| 11 | Dziecko własne, przysposobione, małżonka |
| 21 | Wnuk, dziecko obce (w ramach rodziny zastępczej) |
| 30 | Matka |
| 31 | Ojciec |
| 32 | Macocha |
| 33 | Ojczym |
| 40 | Babka, dziadek |
Dokładne określenie kodu pokrewieństwa jest niezbędne dla poprawnego przetworzenia zgłoszenia. Błędny kod może prowadzić do konieczności korekty deklaracji. Wydłuża to proces administracyjny. Może to również powodować nieporozumienia w systemie ZUS. Należy zawsze odwoływać się do oficjalnej instrukcji ZUS w przypadku wątpliwości. To zapewnia poprawność danych.
Co oznacza pole 01 w formularzu ZUS ZCNA i jak je wypełnić?
Pole 01 w formularzu ZUS ZCNA jest kluczowe. Określa ono rodzaj operacji. Należy w nim wpisać '1' w przypadku zgłaszania członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego. Jeśli natomiast chcesz wyrejestrować członka rodziny z ubezpieczenia lub zgłosić utratę uprawnień, powinieneś wpisać '2'. Poprawne wypełnienie tego pola jest fundamentalne dla prawidłowego przetworzenia deklaracji przez ZUS.
Ile członków rodziny mogę zgłosić na jednym druku ZUS ZCNA?
Na jednym formularzu ZUS ZCNA można zgłosić lub wyrejestrować maksymalnie dwóch członków rodziny. Jeśli konieczne jest zgłoszenie większej liczby osób, należy wypełnić kolejne druki ZUS ZCNA. Pamiętaj, że każdy z nich może zawierać dane maksymalnie dwóch dodatkowych członków rodziny. Jest to ważne, aby uniknąć błędów i konieczności korekt.
Jak postępować w przypadku korekty danych członka rodziny na formularzu ZUS ZCNA?
W przypadku konieczności skorygowania danych członka rodziny procedura wymaga dwuetapowego działania. Najpierw należy wyrejestrować członka rodziny z ubezpieczenia zdrowotnego. Wypełnij nowy formularz ZUS ZCNA i wpisz '2' w polu 01. Podaj datę utraty uprawnień. Następnie należy ponownie zgłosić tego samego członka rodziny. Wypełnij kolejny formularz ZUS ZCNA. Wpisz '1' w polu 01 i podaj poprawne dane wraz z datą ponownego nabycia uprawnień. To zapewnia aktualizację danych w systemie ZUS.
Ważne uwagi dotyczące wypełniania ZUS ZCNA
Błędy w danych identyfikacyjnych, takich jak PESEL czy NIP, lub błędnie wpisany kod pokrewieństwa mogą prowadzić do odrzucenia wniosku. To skutkuje koniecznością jego ponownego złożenia. Cały proces wtedy się wydłuża.
Data zgłoszenia w polu 02 powinna odpowiadać dacie faktycznego zaistnienia zdarzenia. Przykładowo, są to narodziny dziecka. Nie jest to data wysyłki formularza.
Praktyczne wskazówki dla wypełniających ZUS ZCNA
- Przed wysłaniem formularza ZUS ZCNA, dokładnie sprawdź wszystkie wprowadzone dane. Porównaj je z dokumentami.
- Zgłaszasz więcej niż dwóch członków rodziny? Pamiętaj o wypełnieniu kolejnych formularzy ZUS ZCNA. Każdy z nich służy dla maksymalnie dwóch osób.
Niezbędne dokumenty do wypełnienia ZUS ZCNA
- Dowód osobisty płatnika składek i osoby ubezpieczonej.
- Dokumenty potwierdzające dane członka rodziny (np. akt urodzenia, akt małżeństwa, dowód osobisty, PESEL).
Powiązania ZUS ZCNA z innymi dokumentami ZUS
Formularz ZUS ZCNA ściśle współpracuje z innymi dokumentami ZUS. Jest on częścią szerszego systemu zgłoszeń. Pamiętaj o formularzu ZUS ZUA. Służy on do zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Istnieje też formularz ZUS ZZA. Ten służy do zgłoszenia tylko do ubezpieczenia zdrowotnego. Dokument ZUS ZIPA dotyczy zgłoszenia lub zmiany danych płatnika składek. Wszystkie te formularze tworzą spójny system administracyjny ZUS.
Podstawy prawne instrukcji wypełniania
Szczegółowe zasady wypełniania formularzy ZUS, w tym ZUS ZCNA, reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego (Dz.U. 2009 nr 186 poz. 1449 z późn. zm.). Przepisy te zapewniają ujednolicone standardy. Ułatwiają one prawidłowe przetwarzanie dokumentów przez ZUS.
Terminy, formy złożenia i praktyczne aspekty ZUS ZCNA
Jaki jest termin złożenia ZUS ZCNA? Musisz złożyć formularz w ciągu 7 dni. Termin ten liczy się od daty zaistnienia zdarzenia. Może to być narodzenie dziecka. Może to być rozpoczęcie działalności gospodarczej. Dotyczy to również utraty uprawnień do ubezpieczenia. Zgłoszenie musi nastąpić w ciągu 7 dni od daty zaistnienia okoliczności. Ta okoliczność uzasadnia objęcie ubezpieczeniem. Zastanawiasz się, jak wypełnić ZUS ZCNA terminowo? Na przykład, nowo narodzone dziecko musisz zgłosić w ciągu 7 dni od jego urodzenia. Przedsiębiorca zgłasza rodzinę przy rejestracji firmy na CEIDG. Te terminy są bardzo ważne.
Formularz ZUS ZCNA możesz złożyć na trzy główne sposoby. Pierwszym z nich jest forma elektroniczna. Możesz to zrobić przez PUE ZUS. Użyj programu Płatnik lub aplikacji ePłatnik. Elektroniczne zgłoszenie jest coraz popularniejsze. Wymaga ono użycia profilu zaufanego lub certyfikatu kwalifikowanego. To zapewnia bezpieczeństwo i szybkość. Dla firm z więcej niż 5 ubezpieczonymi elektroniczne składanie jest obowiązkowe. Dzięki temu proces jest efektywniejszy. Platforma Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS) to wygodne narzędzie. Umożliwia ono sprawne zarządzanie dokumentacją. Innym sposobem jest złożenie osobiście w oddziale ZUS. Możesz także wysłać dokument pocztą. Wtedy zaleca się list polecony z potwierdzeniem odbioru. Przedsiębiorca powinien wybrać formę złożenia, która jest dla niego najwygodniejsza i najbardziej efektywna. Pamiętaj o możliwości złożenia zus zcna elektronicznie. Możesz też wykorzystać druk zus zcna online. To ułatwia dopełnienie obowiązków.
Wyrejestrowanie członka rodziny z ubezpieczenia zdrowotnego również odbywa się za pomocą formularza ZUS ZCNA. W polu 01 należy wpisać cyfrę '2'. Oznacza to zgłoszenie utraty uprawnień. Zastanawiasz się, zus zcna wyrejestrowanie członka rodziny jak wypełnić? To prosty proces. Procedura korekty danych jest dwuetapowa. Najpierw wyrejestrowujesz członka rodziny. Następnie zgłaszasz go ponownie z poprawnymi danymi. Wyrejestrowanie powinno nastąpić w ciągu 7 dni. Liczy się to od daty utraty uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego. Przykładem jest dziecko kończące studia i podejmujące pracę. Innym przykładem jest małżonek uzyskujący własny tytuł do ubezpieczenia. W takich sytuacjach musisz działać szybko.
Niedopełnienie obowiązków zgłoszeniowych wiąże się z poważnymi konsekwencjami. Brak zgłoszenia członka rodziny skutkuje brakiem dostępu do świadczeń zdrowotnych. Narodowy Fundusz Zdrowia może odmówić pokrycia kosztów leczenia. Dodatkowo, ZUS może nałożyć grzywnę. Zastanawiasz się, jakie są kary za brak ZCNA? Nieprawidłowe zgłoszenie może prowadzić do grzywny. Jej wysokość jest ustalana indywidualnie przez ZUS. Może ona sięgać kilku tysięcy złotych.
Wskazówki praktyczne:
- Podwójnie weryfikuj wszystkie dane przed wysłaniem formularza.
- Korzystaj z elektronicznych systemów, które minimalizują ryzyko błędów.
Korzyści z elektronicznego zgłaszania ZUS ZCNA
- Oszczędność czasu dzięki automatyzacji procesu.
- Minimalizowanie ryzyka błędów formalnych.
- Natychmiastowe potwierdzenie złożenia dokumentu.
- Wygodny dostęp do historii zgłoszeń online.
- Łatwe zarządzanie zgłoszeniami przez zus zcna pue.
Najczęstsze błędy przy wypełnianiu ZUS ZCNA
- Błędna data zgłoszenia (wpisanie daty wysyłki zamiast daty faktycznego zdarzenia).
- Niewłaściwy kod pokrewieństwa, niezgodny ze stanem faktycznym.
- Brak wymaganych danych identyfikacyjnych członka rodziny (np. PESEL).
- Niezaznaczenie pola 01 (zgłoszenie/wyrejestrowanie) lub błędne jego wypełnienie.
- Brak podpisu płatnika składek lub osoby ubezpieczonej na formularzu zus zcna.
Ile wynosi termin na zgłoszenie członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego?
Termin na zgłoszenie lub wyrejestrowanie członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego za pomocą formularza ZUS ZCNA wynosi 7 dni. Jest to termin liczony od daty zaistnienia okoliczności. Może to być narodziny dziecka. Może to być zawarcie małżeństwa. Dotyczy to również rozpoczęcia nauki. Termin ten obowiązuje także przy utracie uprawnień. Przykładem jest podjęcie pracy przez członka rodziny. Może to być zakończenie nauki lub ukończenie określonego wieku.
Czy mogę wysłać ZUS ZCNA pocztą?
Tak, formularz ZUS ZCNA można wysłać pocztą. Zaleca się jednak wysyłanie listem poleconym z potwierdzeniem odbioru. Dzięki temu masz dowód nadania dokumentu. Masz również potwierdzenie jego otrzymania przez ZUS. Jest to ważne w przypadku ewentualnych sporów lub zagubienia przesyłki. Jest to jedna z trzech dostępnych form składania dokumentów. Obok niej jest osobiste dostarczenie i elektroniczne.
Jak sprawdzić status wysłanej deklaracji ZUS ZCNA w serwisie ifirma.pl?
Jeśli korzystasz z serwisu ifirma.pl do generowania i wysyłania deklaracji ZUS ZCNA, status wysyłki możesz sprawdzić w zakładce 'Deklaracje' → 'e-deklaracje ZUS'. Tam odnajdziesz listę wszystkich wysłanych deklaracji. Zobaczysz ich aktualny status. Aby zobaczyć szczegóły konkretnej deklaracji i upewnić się, która osoba została zgłoszona, wystarczy wybrać jeden z identyfikatorów w kolumnie 'Deklaracja'. To pozwoli na pobranie wypełnionego ZUS ZCNA, który został wysłany do ZUS.
Ryzyka związane z niedopełnieniem obowiązków
Niewypełnienie obowiązku zgłoszenia w ustawowym terminie lub podanie nieprawidłowych danych może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych. Mogą to być kary finansowe. Mogą to być również problemy z dostępem do świadczeń zdrowotnych.
Rekomendacje dla efektywnego zarządzania ZUS ZCNA
- Korzystaj z platform elektronicznych, takich jak PUE ZUS lub program Płatnik. Minimalizujesz ryzyko błędów. Zapewniasz szybkie dostarczenie dokumentów.
- Zawsze zachowuj potwierdzenie złożenia dokumentów. Może to być elektroniczne UPO. Może to być potwierdzenie nadania listu poleconego. Jest to dowód dopełnienia obowiązku.
- Masz wątpliwości dotyczące terminów lub sposobu wypełnienia? Skonsultuj się z infolinią ZUS. Porozmawiaj z doświadczonym księgowym.
ZUS ZCNA w kontekście szerszych procesów
Zgłaszanie członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego jest częścią większych procesów administracyjnych. Często wiąże się to z rejestracją firmy na CEIDG. Formularz ZUS ZCNA stanowi element ogólnej dokumentacji ZUS. Wiele systemów księgowych online oferuje wsparcie w jego wypełnianiu. Integrują się one z PUE ZUS. Ułatwia to przedsiębiorcom dopełnienie obowiązków.
Uregulowania prawne dotyczące terminów i form ZUS ZCNA
Terminy i formy składania formularza ZUS ZCNA są ściśle określone prawem. Reguluje je Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych z dnia 13 października 1998 r. (Dz.U. 2023 poz. 1230 z późn. zm.), zwłaszcza art. 36 ust. 14. Dodatkowo, Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 października 2009 r. (Dz.U. 2009 nr 186 poz. 1449 z późn. zm.) precyzuje wzory zgłoszeń. Znajdują się w nim również szczegółowe wytyczne. Przestrzeganie tych przepisów jest obowiązkowe.
